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論網絡項目管理信息系統在國際工程承包中的應用

時間:2007-12-31  來源:  瀏覽:1232次
在競爭激烈的現代社會,能否及時獲得信息并迅速做出反應,已成為衡量個企業競爭能力強弱的重要標志…項目管理是個全生命周期的過程,包括設計施工制造安裝調試運營等過程,涉及辦公合同財務設備物資計劃等環節,是個需要企業各部門密切配合的系統工程…隨著信息網絡技術的發展,對社會產生巨大的影響,給建筑業帶來革命性的變化….企業文化成功的信息系統,經過幾年的建設,往往變成了企
論網絡項目管理信息系統在國際工程承包中的應用國際工程承包市場的競爭是成本、進度、質量的競爭,是信譽、品牌、人才的競爭,是技術、資金、管理的競爭。如何及時有效捕捉各類項目信息,迅速對項目信息作出反應,充分、正確掌握在建項目的計劃、進度、質量控制和資源配置使用狀況,實現實時遠程全方位監督和控制,對提高承包施工企業整體項目管理水平、降低項目成本,提高企業競爭能力,預防和防范各種經營風險具有現實和重大的意義。

隨著各種網絡通訊技術及項目管理軟件的迅猛發展,從技術角度為實現國際工程承包企業網絡項目管理信息系統的應用提供了可能和保障,應用的關鍵是企業必須改革原有的管理模式和制度,技術手段與管理制度雙管齊下,達到提升國際工程承包企業管理水平的目的。

一、網絡項目管理信息系統建立的必要性和可行性

在項目的實施過程中,有項目的實施等諸多方面的工作,還有眾多的參與部門和單位。每時每刻都產生各種信息,這些信息在項目部與總公司之間,項目部與業主監理之間,項目部與其它單位和機構之間,項目部內部各部門之間,本地與外地之間進行溝通、反饋、協調等不間斷的流轉,而目前這些大量和信息被分散保存在各自的計算機之中,或是被鎖在桌子或文件柜中,有的甚至還存在員工的頭腦之中。由于信息的獨立存放而不能方便迅速的流轉與查詢,從而形成一個個的“信息孤島”,使得溝通和協調的工作困難,而國際工程承包企業經營的大范圍、地域的大跨度,使企業的決策層不能及時全面地了解項目的必要信息和相關數據,不能及時準確地作出決策。在競爭激烈的現代社會,能否及時獲得信息并迅速做出反應,已成為衡量一個企業競爭能力強弱的重要標志。因此,傳統的工作方法已經顯得越來越吃力,急需尋找新的方法和工具。

隨著信息網絡技術的發展,對社會產生巨大的影響,給建筑業帶來革命性的變化。建立在計算機網絡技術上的過程重建、學習型組織、知識管理等新思想被紛紛應用到實踐中,同時我們利用各種方法和工具把零散無序的信息有序化,組成易于存取便于共享交流的信息結構,大大提高信息溝通和采集的效率。管理思想和新技術、新工具的有機結合給企業創造了一種新的不受地域、時間和計算機本身約束的信息交流、共享和協作方式,這種新方式給企業帶來了新的機會和挑戰。它不僅僅意味著企業辦公自動化程度的提高、管理費用的降低,實際上它帶來的是企業內部及企業與市場之間信息交流的重大變革,這些變革應用于企業經營的核心環節,給企業業務流程、管理模式、組織結構乃至整體的發展帶來新的機會。

二、網絡項目管理信息系統具有的特點

1.集成性:

從其它系統中可以看出,集成是優化的基礎,在工程項目管理中要實現.時間最短,成本最低,質量最優,采用集成的思想構造項目全生命周期的信息系統一定要達到以下要求:要求各階段各側面信息系統之間集成,無縫連接,構成一個整體,實現信息的互通和共享;實現縱向集成,使其在工程管理的決策層、管理層和操作員之間實現自上而下和自下而上的集成;實現業務流程的集成,從可行性研究、招投標到設計施工等項目實施過程的集成。

2.分布性:

信息流動在項目全生命周期的各個階段、各部門、各單位之間,體現于項目管理的各個方面。因此時間分布和地域分布都是網絡項目管理信息系統的重要特征。

3.系統性:

構成信息系統的目標就是接通“信息孤島”。要達到各個管理過程的有機集成,對信息系統的管理需要系統地規劃、系統地設計,包括各單元系統的開發和運行都需要在一個有準備的系統或平臺上進行;在保證各單元系統之間接口具有一致性標準的前提下,保留各單元系統的獨立性,留有單元系統升級發展的空間;各單元系統應最大限度地使用先進和成熟的計算機技術,減少數據采集和操作環節,保證數據的準確性和一致性,進而提高系統的實用性;各單元系統還應有較強的安全性和保密性。

三、網絡項目管理信息系統的實現要求

1.電子化:

計算機作為一種工具首先要求人們工作電子化,數據要存儲在相應的數據庫中,文檔采用Office系列軟件編寫,圖紙、圖片等以電子數據形式存在,只有資料的電子化才能為網絡項目管理信息化系統提供前提。

2.網絡化:

在網絡化環境中計算機才能發揮無窮的魅力,在網絡中用戶可以方便的溝通共享數據庫與文檔,如Weh系統、E-Mail系統,文件傳輸系統等,把各個系統聯成一個大的系統,使用戶時間與地域的限制降低。

3.業務化:

計算機是一個工具,能讓它發揮作用必須和具體的業務、管理相結合,不同行業和領域的軟件就不同,起到的作用也不同,因此每個單元系統采用專用軟件與具體的業務和管理緊密聯系起來,來完成業務和管理工作。

4.規范化:

計算機要求業務管理必須是規范化的,包括標準的數據格式、用語、業務流程等,否則計算機無從處理零亂的數據。零亂的數據存在計算機系統中只是垃圾數據,不能起到應有的作用。

5.編碼化:

項目確定后要及時建立項目編碼體系。可參照本公司標準的編碼系統,根據項目具體情況加以修訂,編碼應根據“工作分解編碼(WBS)”、“組織分解編碼(OBS)”、費用編碼體系和檔案編碼體系。工程分散編碼中土建要分解到工序,設備要分解到零件,在此基礎中實現進度、資源、費用、質量、合同的有機統一,同時滿足單項管理特點,使各單元系統之間相互交流成為可能。

四、網絡項目管理信息系統的組成

1.集成辦公系統:

辦公信息系統基于項目的日常辦公應用、綜合辦公事務處理規范,用于提高日常辦公事務的效率,內容包括領導信息查詢、公文管理、公共辦公、個人事務等,可采用Lotus/Notes群件系統等軟件,如公文管理包括:收文、發文、簽報、辦公傳閱件、信訪、檔案管理等功能;公共辦公包括:公告欄、會議、日程安排、網上請假、督查、圖書期刊、學習園地、外事等功能;個人事物包括:今日工作、人員外出、個人文檔等模塊。

2.合同管理系統:

合同管理作為項目管理的起點,它控制并制約著計劃管理、成本管理、質量管理等,是項目建設的關鍵和保證企業利益的重要環節。主要功能包括:合同通用文檔資料管理;全部經濟合同臺帳及合同附件數據庫的建立與維護;合同履行過程中的數據管理;合同終結、工程竣工價格結算信息的維護和管理;各類合同臺帳及附件資料的輸出處理等功能,如Expedition和Prolog等軟件。

3.工程財務管理系統:

面向工程項目,以會計財務系統為核心,實現適應工程項目管理的需要按項目核算和按部門核算,實現與合同管理、設備管理、材料管理的信息接口。主要功能包括:建帳、制單、記帳、查詢、出納、數據交換、匯率管理等。

4.工程項目管理系統:

項目管理系統貫穿整個項目,以特定的項目為目標,為日常的辦公、管理和運營系統有緊密的聯系。項目管理是一個全生命周期的過程,包括設計、施工、制造、安裝、調試、運營等過程,涉及辦公、合同、財務、設備、物資、計劃等環節,是一個需要企業各部門密切配合的系統工程。項目管理系統一般可分成計劃系統和控制系統,計劃系統將項目的時間、費用和其他性能數據轉化為結構化的、適時準確的信息,控制系統使用這些信息來輔助項目的決策;控制系統用來管理與界定組織、質量、費用和時間相關的計劃并進行數據控制,以協調人力資源、工程設計、材料采購和財務等部門。

5.投資控制管理系統:

該系統實現對項目的投資總量和規模總量的動態分析和把握,通過把建設項目細化成一系列預算,再把這些預算投資情況進行動態的、實時的、定量的分析匯總,實現對項目投資的控制、核算。主要功能包括:編制工程預算、編制現金流計劃、編制現金流實際、系統查詢報表等。

6.質量控制管理系統:

該系統建立行業質量驗評規范、規程和標準光盤數據庫,建立與驗評標準相應的驗評表數據庫,方便工程項目的驗評,方便總公司遠程質量監控、行業質量標準升級和質量驗評統計匯總。主要功能包括:建立工程信息、質保體系、驗評范圍、質量紀錄、驗收項目、竣工報告和查閱標準等。

7.資源綜合管理系統:

資源綜合管理系統以財產管理為核心,以市場為導向,對企業項目經營活動所需的人、財、物等資源進行管理控制;加強設備、材料供應全過程的科學化、規范化管理,以節約資金、減少浪費、提高項目的綜合經濟利益,為工程質量和工程進度提供有效保證。主要功能包括:庫存管理、機具管理、計劃管理、合同管理等。

8.綜合文檔管理系統:

主要用于管理項目從立項到建設、材料采購、工程進度、工程質量、竣工申請等與項目有關的全部文檔信息,實現了建設項目文檔電子化。按檔案標準進行文檔整理、組建、歸檔和檢索,做到管理的高效有序。主要功能包括:項目信息的錄入、開工報告、設計變更、施工記錄、質量評定、觀察記錄、事故處理、竣工驗收、檔案登記、文檔檢索等。

9.風險、索賠管理系統:

主要用于建立項目專用的風險、索賠管理模型和相關的數據庫,用來收集和分析風險,及時做出處理方案;對索賠事件快速得出索賠解決方案,增強使用者的談判和決策能力。

10.現場管理系統:

主要用于項目上人員的工作安排、設備的使用安排、制定現場的各項規章制度、操作手冊、崗位職責,進行就餐、考勤、娛樂等管理,對現場安全、出入等進行管理。

此外,還有其它系統或可細分成許多系統,在這些系統中大多已有成熟的軟件,有的在研究開發過程中。我們可以在項目的日常工作中保持一種系統工程的思想,利用現有的工具和技術來實現業務,在實踐中不斷地充實和改進。

五、網絡項目管理系統的解決方案

1.計算機網絡系統(Network):

建立計算機網絡系統,配備服務器和網絡工作站等硬件環境,這是網絡項目管理信息系統必不可少的物理環境。

2.計算機系統軟件平臺:

建立郵件服務器,數據庫服務器,Intemet連接服務器,系統管理服務器,事務處理服務器,WEB服務器等平臺。

3.項目數據管理系統:

對與項目有關的數據和與數據有關的過程進行有效地管理。項目數據采用集中與頒布式相結合的方法,建立總部項目數據庫和各項目部門分布數據庫。過程管理主要按照公司ISO9000體系的要求,管理好數據流動的過程,并與各單元系統進行有效地接口。

4.各應用軟件平臺:

基于Client/Server和Browser/Server模式配置各業務管理的單元系統,包括電子數據處理系統、信息專家系統、決策支持系統、智能支持系統等。

六、影響網絡項目管理信息系統建設的因素

1.管理模式:

通過對信息系統建設成敗的研究發現,管理模式是最主要的原因。項目的管理和運營需要設計、技術、施工、設備、物資、運營財務、市場等部門的密切配合,在原來部門管理模式下很難使信息順暢流通。ISO9000、過程重建、知識管理等新的管理理念,在企業中大面積的應用,打破部門職能的界限,按照重新設計的工程流程,管理層次的扁平化改造,建立網絡化的工作模式,為信息系統建設奠定了良好的基礎。

2.人員素質:

企業的經營管理是以人為本的,員工的觀念和素質,直接影響著管理模式的采用。在信息系統使用中,如果不經過長期耐心的培訓,員工的計算機應用水平就很難提高,對新的觀念就不可能很好的接受,致使好的系統、好的軟件不能發揮應有的效用。

3.企業文化:

成功的信息系統,經過幾年的建設,往往變成了企業文化的重要組成部分。信息對于企業來講,只是基礎的原料,知識才是企業的競爭資本,有沒有對知識的重視,構成了信息系統成敗的重要因素。知識存在于專家的頭腦中,信息系統生存的基礎是知識的共享和重復使用。專家的寶貴經驗如果堆在檔案室無法利用,或者隨著專家的離去而帶走,將導致信息系統的應用失敗(沒有達到預期的目標)。

4.對信息系統的認識:

由于信息技術是十分專業的領域,發展又非常迅猛,新的概念和技術層出不窮,企業的用戶比較難于把握,往往是站在自己部門工作的角度,提出模糊的需求。然而,由于信息系統是一個整體,各部門之間必然有大量的信息需要交換和共享,因此,要根據業務的需求提出整體的框架,使用戶達成共識,若有不同的看法,系統就很難建設,工作很難推進。

5.對計算機的看法:

對計算機的誤解將導致在計算機管理方面付出代價。計算機管理系統的特點是高投入、高風險、高效益。由于信息技術的發展很快,企業每年的信息系統建設上的投資都不小,我們應該認真地分析工程管理和計算機的特點,不寄希望于計算機系統可以代替我們大部分的管理工作,也不要低估新的工具手段所帶來的作用,應立足新工具對我們工作的改進,逐步使用戶接受和產生新的思想。

七、對網絡項目管理信息系統的管理

1.建立內部控制體系:

包括健全的組織模式,健全的人員制度,健全的內部控制體系,重要物品、數據的保護,經常性的檢查等。

2.建立計算機系統管理辦法:

包括微機管理策略,微機應用管理制度和規程,操作過程,操作手冊等。

3.建立安全保障體系:

包括物理安全策略,訪問控制策略,信息加密策略等。現代信息技術與管理的有機結合將大幅度提高項目管理的水平,提高人員的整體素質,增強企業的競爭力。網絡項目管理信息系統將使思想和概念交流的時間周期大大縮短,使費時費力繁瑣的工作變成輕松,使地域的距離消失。工程承包公司總經理微移鼠標、輕敲鍵盤、電腦屏幕上各大洲幾十個國家上百個在建項目的項目進度、質量、成本等各類信息匯總報表盡收眼底,項目管理現狀、財務狀況、發展方向以及風險等各類分析預測報告呈現在眼前,各職能部門在研究分析的基礎上作出建議方案,公司決策層據此迅速作出決策,及時調整資源市場配置,確定調整市場拓展經營策略,加強財務管理監控等,一幅運籌帷幄,決勝千里的藍圖現在面前。

作者:華東一、費建峰外經貿研究院摘編

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